Politiques zéro papier et crise Covid : quand les industries sautent le pas

Début 2021, 76% des entreprises étaient équipées d’une ou plusieurs solutions de gestion des factures électronique. Un chiffre en progression extrêmement rapide : 72% se sont en effet équipées au cours des 3 dernières années. Et pour cause, l’usage de ces outils ne sera bientôt plus une option. L’article 153 de la loi de finances 2020 introduit en effet l’obligation pour les acteurs assujettis à la TVA de recourir aux factures électroniques dès lors que celles-ci s’adressent à un autre acteur assujetti à la TVA.

Même si le déploiement de cette nouvelle obligation est progressif pour tenir compte de la taille des entreprises ^[1], l’anticipation est de mise pour la plupart des entreprises. En outre, l’Etat a rendu obligatoire depuis le 1er janvier 2020, la dématérialisation en obligeant l’ensemble des entreprises chargées de marché public à transmettre leurs factures et pièces complémentaires à travers la plate-forme Chorus Pro.

Un élément-clé des politiques RSE

Mais le développement de la dématérialisation n’est pas seulement contraint. De fait, de nombreuses entreprises dématérialisent des flux de données au sujet desquels aucune contrainte réglementaire ne devrait être promulguée à court terme. L’un des facteurs-clé de cette évolution est sans aucun doute la montée en puissance des problématiques RSE au sein du secteur industriel. Dans une période où les questions écologiques prennent de plus en plus d’importance aux yeux du public comme des investisseurs, la digitalisation complète des échanges et les économies de ressources qui en découlent sont des marqueurs déterminants pour les entreprises engagées dans une démarche d’éco-responsabilité.

Un atout pour une industrie plus résiliente

Au cours la pandémie de Covid-19, la dématérialisation a également fait la démonstration d’une autre de ses forces : elle rend les entreprises plus résilientes face aux crises. Les entreprises ayant partiellement ou totalement dématérialisé leurs flux de données ont en effet vécu la crise sanitaire et accueilli le passage au télétravail avec bien plus de sérénité et d’efficacité que les autres. Alors qu’une accentuation à court terme des risques sanitaires et naturels est prévue par le GIEC (groupe d’experts intergouvernemental sur l’évolution du climat), cette crise aura donc sans aucun doute un impact décisif sur les décideurs du monde de l’industrie désireux de tirer les leçons de cette épreuve collective.

Un premier pas vers l’automatisation et l’industrie 4.0

Enfin, si la dématérialisation attire tant les entreprises industrielles c’est également parce qu’elle représente un premier pas vers l’automatisation de nombreux processus. De mieux en mieux intégrés aux flux métiers, les outils de Gestion Électronique des Documents permettent en effet d’optimiser de nombreux flux de données en automatisant leur traitement. Le développement de la reconnaissance optique de caractère (OCR) et la prise en compte automatique des méta-données qu’elles permet ouvrent ainsi la voie à un traitement automatisé des factures mais aussi des bons de commande ou encore des bons de livraison. Chacune de ces tâches est bien sûr synonyme de gains de productivité considérables : les services comptables consacrent en effet 30 % de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs. Il est ainsi estimé que la dématérialisation des factures représente une économie de 50 à 75% par rapport aux coûts de gestion impliqués par les documents papier.

Poussée par les contraintes réglementaires, favorisée par le développement des enjeux RSE et la recherche de résilience des entreprises, la dématérialisation séduit donc également les entreprises industrielles pour sa capacité à transformer leurs processus internes en vue de la transition vers l’industrie 4.0. Tous ces facteurs font ainsi de la dématérialisation un choix stratégique afin de construire une industrie performante, résiliente et responsable.

Thierry Cavaillé est Country Manager France au sein de la société 9altitudes (anciennement Ad Ultima Group), spécialisée sur les questions d’industrie 4.0.

^[1] Selon l’ordonnance du 15 septembre 2021 (n°2021 1190), les obligations de facturation électronique seront imposées à compter du 1er juillet 2024 en réception à l’ensemble des assujettis et, en transmission, aux grandes entreprises à compter de la même date, aux entreprises de taille intermédiaire à compter du 1er janvier 2025, puis aux petites et moyennes entreprises et microentreprises à compter du 1er janvier 2026.